Assistant (e) / secrétaire Administrative F/H - Centre de formation professionnelle Kaylang

Principales missions

Accueillir les visiteurs et les orienter vers les services concernés.
Gérer les demandes des salariés, des fournisseurs et des clients.
Traiter les appels téléphoniques, les e-mails et le courrier.
Préparer des réunions et en effectuer le suivi.
Assurer la communication interne et externe de l’entreprise.
Traitement du courrier électronique.
Gérer l’agenda et les rendez-vous du supérieur hiérarchique.
Classer et archiver des documents administratifs.
Rédaction et traitement des courriers papier, des notes et des comptes rendus
Préparation des Classeurs des guides de procédures pour diverses activités à l’école
Préparation des Classeurs de formation, gestion et transmission des plannings de cours et d’examens
Gestion des dossiers d’examens CQP et DQP et autres activités avec les apprenants
Enregistrement des dossiers commandés dans un Tableau suivi

Saisie des factures, tenue du cahier de caisse, saisie des opérations comptables sur le logiciel de comptabilité Sage en collaboration avec la/le comptable.
Suivi et relance des paiements.
Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives.
Assistance au montage des dossiers de demandes de subventions publiques et privées en collaboration avec le chef de projet. Préparation des dossiers administratifs (pré-saisie, photocopies, envois…).
Rédaction des comptes rendus des réunions.
Archivage et classement physique des dossiers et numérique (dans la plateforme de l’école)

Recrutement et suivi des formateurs et du staff administratif aux actions de formation.
Gestion des inscriptions, établissement des moratoires, montage des dossiers de stage, suivi des relances et des réclamations auprès des apprenants
Gestion des factures, des dettes et des dépenses en lien avec le service Comptable
Rédaction et envoi des conventions de formation d’après les modèles établis.
Préparation des documents administratifs pour les évènements et les formations.
Gestion des relations avec les prospects, les clients, les nouveaux formateurs, apprenants, parents et les visiteurs
Statistique des participants aux actions de formation.
Participation à certaines soirées d’initiation et à l’accueil et clôture de certains et formations organisés par la délégation et certains partenaires
Récupération/gestion adresses et photos stages
L’élaboration des plannings de cours et d’examen avec le chargé académique et la gestion du calendrier académique avec le chargé pédagogique
La réalisation de bilans hebdomadaires
La réservation/préparation des salles de réunion
La participation à la maîtrise budgétaire des travaux concernant les activités à l’école
La création de document, supports et tableaux (Excel) et archivage

Saisie et suivi des adhésions, mise à jour des fichiers.
Représentation de l’école sur divers évènements (tenue de stand/salon/animation).
Relecture des outils de communication (flyers, dossiers de présentation, communiqués de presse, mise à jour site internet…).
Gestion avec la responsable administrative de la communication générale de l’école.

Sens de l’organisation et esprit d’initiative
Savoir gérer son temps et mettre en priorité ses travaux
Posséder une connaissance approfondie des outils informatiques dédiés à la bureautique.
Savoir faire preuve d’une expression orale et écrite irréprochable
Savoir aussi montrer une bonne image de la structure lorsqu’il accueille des clients ou qu’il répond au téléphone.
Notions de gestion/comptabilité
Bonne capacité rédactionnelle et bonne maitrise de l’orthographe
Savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités.
Savoir être discrète et gérer les informations confidentielles
Être organisés, rigoureux et avoir une bonne gestion du stress pour réussir
Souplesse dans les horaires
Sensibilité aux alternatives, connaissance du terrain militant
Développer et établir de bonnes relations avec le public au téléphone et en personne
Bureautique / informatique : tableur, traitement de texte, messagerie, Internet en général
Maitrise de l’outil informatique, spécialement Excel est un plus majeur
Esprit d’équipe : capacité à gérer son temps de manière efficace, à respecter les délais et à prioriser les tâches en fonction des objectifs fixés.
Langue: avoir des compétences en écritures et en communication en anglais et en français serait un avantage.

Avoir un niveau d’études : minimum un bac général, d’un bac technologique ou d’un bac professionnel secrétariat ou encore BTS Gestion de PME PMI ou un BTS Supports à l’Action Managériale.
Justifier d’un minimum de 2 ans à un poste de secrétaire administrative.
Avoir travaillé dans le secteur éducatif est un plus
Être parfaitement bilingue (français et anglais)
Bonne maitrise du package office (spécialement Excel)
Savoir utiliser les outils de communication Google Meet / Microsoft Teams)