Principales missions
Contribuer à la réalisation des tâches et missions de pilotage du Directeur Général afin d’améliorer l’organisation de ses activités. Être l’interface relationnelle, en amont et en aval, entre le Directeur Général et les différents interlocuteurs internes et externes. Gérer le Secrétariat de direction et assistanat particulier du Directeur Général.
Activités principales
- Organiser les plannings et les déplacements du Directeur Général.
- Gestion de son agenda et de ses déplacements : prise des rendez-vous en fonction des priorités.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Planifier et organiser des réunions et des évènements (instances, séminaires…) : rédiger les comptes rendus, suivre les relevés de décisions et exécution des actions assignées, préparer les supports, assurer la logistique.
- Garantir le fonctionnement efficace de l’activité du Directeur Général et contribuer à l’organisation de la vie interne, en se positionnant en ressource et conseil sur les usages et procédures de l’entreprise.
- Gérer l’information (contacts de la Direction Générale, bases de données, listes de diffusion, documentation …) et en faciliter l’accès.
Activités administratives
- Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de décision et au pilotage.
- Instruire et assurer le suivi des dossiers du Directeur Général (notes, synthèses, préparation des actes administratifs…).
- Coordonner les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques) nécessaires à la réalisation des objectifs qui lui sont fixés.
- Participer à la gestion du budget de la Direction Générale (élaboration, exécution, suivi).
- Participer à la Communication interne et externe.
- Assurer l’archivage et le classement de dossiers numériques et physiques
- Travailler au quotidien sur la plateforme ERP du centre de formation. Tout dossier physique doit être obligatoirement reporté sur la plateforme numérique
Reporting
- Mettre en place des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi des activités
- Piloter certaines actions de communication interne et veiller à la bonne diffusion des informations
- Conception, mise à jour et diffusion des supports de communication du Directeur Général (web, intranet, newsletter…)
- Mettre en oeuvre un système de classement pouvant en faciliter la recherche.
Activités de gestion
- Gestion des notes de frais
- Suivi du calendrier des projets en cours
- Interface avec les autres entités du Groupe
- Interface avec les prestataires, clients etc.
- Interface avec les équipes en place.
- Organisation, coordination des activités du Directeur Général
Activités techniques
- Maîtriser les outils de secrétariat et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint, Outlook).
- Bonne maitrise d’Excel (Calcul, tableaux, etc.)
- Savoir mettre en oeuvre la démarche et les outils de gestion de projet (planification, coordination…)
- Savoir anticiper ses propres échéances et sur celles du Directeur Général
- Savoir appréhender les urgences et dégager les priorités
- Maîtriser les techniques de communication écrite et orale.
- Bonne main d’écriture et pas de fautes orthographiques sur les rapports manuscrites
- Vous appréciez travailler en équipe et êtes résistant au stress
Profil du poste
- Être titulaire minimum d’un BAC + 2 en secrétariat de direction, organisation administrative, ou tout diplôme équivalent.
- Justifier d’un minimum de (2) ans au poste d’assistante de direction
- Posséder des notions d’organisation et de gestion du temps.
- Maitrise des techniques de secrétariat, rédaction administrative, outils de planification et suivi.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Sens de la confidentialité et de la rigueur.
- Bonne maitrise des techniques d’accueil et de réception des courriers.
- Maitre du processus d’archivage physique et numérique.
- Bonne maitrise de l’outil informatique/package office.
- Être parfaitement bilingue (français et anglais).
- Savoir utiliser les outils de communication Google Meet / Microsoft Teams).